¿Alguna vez has pensado que no te alcanza el tiempo, que tienes muchas cosas por hacer, y/o que sacrificas cosas personales o familiares porque no te dio tiempo de terminar tus tareas? Si contestaste “sí” a alguna de estas preguntas, este artículo en definitiva es para ti.
Reflexionemos un poco sobre lo que es la Gestión Inteligente del Tiempo.
La gestión del tiempo es una práctica que te permite administrar tus actividades para asegurar que estás utilizando el tiempo disponible de la manera más efectiva posible, evitando distracciones y provocando mayor enfoque en la tarea, de esta manera aumentas tu productividad y sobre todo te ayuda a ir definiendo claramente las prioridades de tu día, semana o mes de trabajo, lo que te hará sentir satisfecho al alcanzar tus objetivos y disponer de tiempo para divertirte, descansar u ocuparlo en tu pasatiempo favorito.
En este artículo exploraremos algunas estrategias que te ayudarán a optimizar la gestión de tu tiempo.
1. Timeboxing
Es una estrategia que te ayuda a controlar tu calendario o cronograma de trabajo. Consiste en establecer bloques de tiempo y una meta para finalizar una tarea específica en un periodo determinado durante cada bloque. Esta estrategia permite dividir grandes tareas en pequeñas, para enfocarte a atenderlas en un periodo de tiempo más razonable, mientras vas obteniendo el resultado de cada bloque de manera progresiva. Lo recomendable es que destines a cada bloque un lapso de 3 horas y te enfoques en trabajar en las tareas de forma que llegues a resultados a través de la suma de las actividades atendidas.
2. Método Pomodoro.
Este método es muy sencillo y eficaz. Consiste en dividir tu tiempo en periodos de 20 a 25 minutos, espacio en el que te concentrarás en desarrollar tu tarea sin distracciones. Al concluir dicho período se recomienda tomar un descanso de 3 a 5 minutos para distraerte. Puedes continuar así, y al cumplir 3 pomodoros (periodos de trabajo), te darás un descanso más largo de 15 a 20 minutos, ocupando ese tiempo en una actividad diferente.
Este método permite que la mente perciba que las tareas son más fáciles de llevar a cabo. Se recomienda que te apoyes en tu reloj, temporizador o cronómetro para controlar de manera eficaz las actividades y su duración.
3. Técnica Seinfeld (no rompas la cadena)
Consiste en elaborar o disponer de un calendario grande, por ejemplo, un pizarrón que refleje un período de tiempo, que puede ser de un mes o una semana, y escribir las tareas a realizar por día. Al concluir cada jornada y en consecuencia la meta del día, registrarás su cumplimiento, de manera que te impulse a no romper la cadena de logros diarios. La recomendación es tener ese calendario en un lugar visible para ver tus avances y así te mantendrás motivado por el progreso de tus resultados.
4. Técnica de la matriz de Eisenhower
Esta técnica es muy conocida en el mundo de los negocios. Te permite clasificar las tareas según la prioridad de atención y el tiempo que debes invertir en ellas. Cada actividad se incorpora en una matriz o cuadrante que visualmente te permita distinguir a qué le debes dar atención y en qué orden de prioridad, haciendo una distinción entre actividades urgentes y no urgentes versus las importantes y no importantes. Dependiendo el cuadrante en el que se ubique cada actividad, te facilitará identificar qué acción debes tomar. A continuación veremos un ejemplo:
5. Principio de Pareto.
Esta estrategia también conocida como 80/20 hace referencia a que si destinas el 20% de tu tiempo, podrás atender el 80% de tus tareas o actividades por tratarse de cuestiones más sencillas y de la misma forma, el 80% restante de tu tiempo, te permitirá atender el 20% de tus actividades por tratarse de las más complejas.
La propuesta de este principio consiste en que tu programa de trabajo se centre primero en atender ese 80% de tus actividades, las más sencillas, para generar una mayor motivación al ver terminar una parte importante de lo que tienes que resolver y posteriormente, dediques al 20% de tareas pendientes que requerirán el 80% de tu tiempo.
Por ejemplo, si tienes un proyecto que dura 30 días, las pequeñas tareas pueden representar el 80% del volumen de actividades, como hacer una lista de cosas por comprar, hacer una llamada, entregar un documento, etc. Si estas pequeñas y sencillas tareas las resuelves en 6 días (20% del tiempo), habrás avanzado el total de 80% de cosas por hacer y tendrás los otros 24 días (80%) para enfocarte a las tareas complejas como dar seguimiento a la entrega de pedidos, generar el pago a proveedores, etc., lo que corresponde aparentemente a pocas actividades (20%) pero que son más tardadas. Hacerlo así, te permitirá tener una mayor sensación de logro que te motivará a atender las actividades que te implicarán más tiempo.
6. Método “Getting Things Done” (Resolviendo las cosas)
Se trata de un sistema de administración del tiempo compuesto por cinco fases:
- Recopilación.- en la que deberás hacer una lista con todas las tareas por realizar.
- Procesamiento.- en la que analizarás el propósito de estas actividades.
- Organización.– Darás un orden a las tareas y establecerás un periodo de tiempo para realizarlas.
- Ejecución.- Corresponde a la realización de las tareas previstas.
- Revisión.- En donde verificarás periódicamente el avance de la ejecución hasta su conclusión.
Este método facilitará la confirmación de que las tareas se han realizado, con base en el seguimiento.
¿Qué te han parecido estas estrategias? ¿Por cuál te inclinas más? ¿Te aventurarías a poner en práctica alguna de ellas? Esperamos que esta información te sea muy útil, seguro ahora podrás ser más productivo en tu día a día.
¡Aprende a organizar tu tiempo con éxito! Si quieres contar con mayor información y deseas implementar técnicas para mejorar tu administración del tiempo, te esperamos en nuestro próximo curso “Gestión Inteligente del Tiempo” en donde los especialistas de Gente Avanzando y A Smart Solution estaremos para ayudarte. ¡No te arrepentirás!
